25.05.2026

Specjalista ds. organizacji eventów

Jesteśmy firmą technologiczną, która nie boi się globalnego zasięgu. Nasze rozwiązania (lasery femtosekundowe i ich możliwości) prezentujemy na ok. 30 wydarzeniach rocznie – od kluczowych targów w Europie, po wydarzenia o znaczeniu globalnym. Nie szukamy kogoś, kto tylko wysyła maile. Szukamy „architekta” naszych stoisk targowych, który weźmie pełną odpowiedzialność za to, jak się na nich prezentujemy.

Jako Specjalista ds. organizacji eventów będziesz odpowiedzialny za naszą obecność na targach. Twoja rola łączy w sobie strategiczną logistykę, precyzyjne planowanie oraz operacyjne zarządzanie zasobami. To praca dla osoby, która czerpie satysfakcję z faktu, że „wszystko gra”: od dopiętych formalności z zagranicznym organizatorem, przez idealnie przygotowane materiałów na stoisko, aż po brief dla zespołu sprzedażowego, który wchodzi na gotowe, profesjonalne stoisko. Jest to praca dla osoby, która lubi widzieć efekty swoich działań w świecie rzeczywistym, a nie tylko w tabelkach.

Ponieważ nasza obecność na rynkach zagranicznych jest często wspierana przez fundusze zewnętrzne, w Twoich rękach będzie również nadzór nad finansową stroną projektów. Szukamy osoby, dla której zbieranie faktur i pilnowanie wymogów grantowych to naturalny element domykania projektu.
Sercem tej roli są działania eventowe – to one będą pochłaniać największą część Twojego czasu i uwagi. Ponieważ branża wydarzeń rządzi się swoją sezonowością i różną intensywnością, w okresach między eventami naturalnie połączysz siły z naszym zespołem marketingu, wspierając go w bieżących projektach.

Zadania:

Kompleksowe zarządzanie kalendarzem targowym – obsługa około 30 wydarzeń zagranicznych i krajowych rocznie
Pełna koordynacja projektów „end-to-end” – od ustalenia szczegółów technicznych z organizatorem, przez logistykę, aż po briefing zespołu sprzedawców
Zarządzanie zapleczem materiałowym i wystawienniczym – opieka nad stanem magazynowym ścianek, gadżetów, próbek obrobionych laserem oraz mockupów urządzeń
Nadzór nad procesem produkcji i zamówień – współpraca z drukarniami i dostawcami w celu zapewnienia ciągłości materiałów (ulotki, gadżety)
Logistyka i spedycja – koordynacja transportu materiałów na miejsce wydarzenia w kraju i za granicą
Wsparcie merytoryczne zespołu (Internal Briefing) – instruowanie pracowników którzy będą obsługiwać stoisko w zakresie logistyki stoiska oraz przygotowanie ich do wyjazdu
Katalogowanie i kontrola jakości – dbałość o to, aby próbki i mockupy były gotowe do prezentacji, opisane i kompletne
Zarządzanie budżetem i płatnościami – terminowe zlecanie opłat za powierzchnię wystawienniczą, media oraz usługi dodatkowe u organizatorów
Kompletowanie i weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej – nadzór nad dokumentacją kosztową (faktury) oraz powykonawczą (zdjęcia stoiska, raporty, listy obecności) zgodnie z wymogami grantowymi
Wsparcie zespołu w działaniach marketingowych

Czego oczekujemy?

Min. 2-letnie doświadczenie w koordynacji eventów
Znajomość j. angielskiego na poziomie min. B2
Zmysł logistyczny i operacyjny
Słowność i terminowość
Wysoka samodzielność i inicjatywa (Hands-on approach).
Doskonała organizacja pracy i zarządzanie priorytetami
Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku.
Komunikatywność i asertywność
Skrupulatność i rzetelność w pracy z dokumentacją
Umiejętność odnajdywania się w wytycznych i regulaminach
Podstawowa wiedza z zakresu obiegu dokumentów księgowych

Mile widziane:

Doświadczenie w logistyce międzynarodowej (odprawy celne, transport poza UE) będzie dodatkowym atutem ze względu na dużą liczbę eventów zagranicznych.
Doświadczenie w pracy w marketingu lub social mediach
AI literacy

Oferujemy: